Lær og bruk database
Spørringar
Når du har registrert testdata i skjemaene dine vil du gjerne ha utskrifter og rapporter. For å få gode rapporter som har med den informasjonen som vi treng, brukar vi spørringar, utsnitt (visning,views) og enten rapportveiviser eller lager våre eigne rapportar ved hjelp av tekstbehandlaren eller rekneark.
I denne rettleiinga kjem eg ikkje til å komme inn på korleis du lagar eigne raportar i writer og rekneark - kun ved bruk av spørringar, utsnitt og rapportvegvisaren.
Spørring med data frå ein tabell
For dei som tidlegare har brukt MS Access ser dette velkjent ut, men dersom du skal lage litt meir avanserte spørringar vil du for oppdage at her er store forskjellar.
Klikk på spørringar og velg Lag spørring i utformingsvisning Vi skal først lage ei enkel spørring der vi lagar ei bokliste sortert på FORFATTERETTERNAVN og deretter på BOKTITTEL.
Klikk på BOK og velg "Legg til". Lukk deretter denne dialogboksen. Vi kan legge til felt på 2 måtar:
- Vi kan ta feltet vi skal ha og dra det ned med musa - slipp når nedrullingsknappen forsvinn.
- Klikk på nedrullingsknappen under felt og velg feltet
Ta med felta FORFATTER_ETTERNAMN, FORFATTER_FORNAMN pg TITTEL, sorter deretter på FORFATTER_ETTERNAMN og på TITTEL. Spørringa skal sjå slik ut før vi køyrer den:
Øverst i vinduet har du to rader med knapper - Nest bortest i øverste rada har du ein knapp med ei grønn hake - trykk på den for å køyre spørringa. Lagre den som "Bokliste Sortert". Lukk og start "Lag spørring i utformingsvisning" igjen.
Spørring med data frå fleire tabellar
Vi skal no lage ei adresseliste over alle låntakarane. Då treng vi tabellane Låntakar og Postadresse. Legg til desse og lukk dialogen for "Legg til tabeller".
Lag no ei spørring som ser slik ut:
Avgrensing i spørringane
- Ynskjer vi t.d. å berre vise dei som bur i Volda kan vi legge inn Volda som kriterium under Poststad eller 6100 under Postnummer.
- Vil du ha berre dei som har etternamn på O - legg du LIK O% under kriterium for Etternamn.
- % er wildcard for etterfølgande tegn, er det eit tegn du er usikker på brukar du ?
- Du kan bruke engelske spørreuttrykk - dei vert oversatt til norsk (bokmål eller nynorsk), men skriv du bokmål i nynorskversjonen eller nynorsk i bokmålsversjonen får du probelm
Tabellen nedanfor er henta frå hjelpa i OpenOffice og viser kva avgrensingar du kan bruke i spørringane.
Spørring som finn ut kva bøker som er utlånte på ein spesiell dag
Lag ei ny spørring i utformingsvisning - ta med tabellane BOK og BOKLAAN. Spørringa kan først sjå slik ut - då viser den alle utlån og innleveringar:
Vi ynskjer no først å avgrense slik at vi kun ser dei som ikkje er innleveret. Det gjer vi ved å skrive ER TOM under kriterium på Innleveringsdato. For å finne ut kva for bøker som vart lånt ut ein dato - set vi datoen som kriterium under Utlånsdato t.d. 28.05.06. Dersom du vil at brukaren skal skrive inn datoen når spørringa køyrast - set du eit ? i feltet for kriterium under dato. Lagre spørringa med ein dato i kriteriumsfeltet for utlånsdato - lagre som Utlånte bøker 28 mai
Kor mange bøker vart lånt ut 28. mai?
Lukk spørringane dine - du ser no alle spørringane dine med namn - høgreklikk på den siste vi lagde og velg Lag som utsnitt (på engelsk: View) Du får då opp ein boks som det står tabell1 i - endre dette til t.d. Utlånte bøker.
Når du no skal lage ei ny spørring vil du sjå at den siste spørringa di som du lagra som utsnitt er komen inn blant tabellane. Det vil seie at vi kan lage ei spørring basert på ei anna spørring. Velg denne og Lukk vinduet.
Hent ned feltet Utlånsdato to gongar - under funksjon vel du på den første gruppe og på den andre Antall. Køyr spørringa og du får opp kor mange bøker som var lånt ut på denne datoen. Om du ikkje hadde avgrensa på data ville du fått opp dei ulike utlånsdatoane og kor mange bøker som var utlånt på dei ulike dagane.
Litt forskjellig "småsnacks"
Concat
Av og til har vi behov for å kunne vise fleire felt i t.d. ein listboks i eit skjema. For å få til det må vi lage ei concat spørring som vil brukar i listboksen. Desse bør du lage ved hjelp av "Lag spørring i SQL visning". For å slå saman t.d. FORNAMN og ETTERNAMN frå LÅNTAKAR-tabellen lagar vi ei slik spørring:
Pass på at SQL-knappen er "inntrykt" når du køyrer spørringa - elles verkar den ikkje.
For ordens skuld - setninga som eg skreiv inn var: SELECT ("FORNAMN"|| ' '|| "ETTERNAMN") as NAMN, "KUNDENUMMER" FROM "LAANTAKER" "LAANTAKER" ORDER BY "ETTERNAMN" ASC
Rekneoperasjonar
Dersom felta er definert som tal (heiltal, desimalta e.l.) kan du bruke vanlege rekneoperasjonar som + - / og *. Dette kan du bruke frå utformingsvisning t.d. om du har felta Pris og Antall kan du finne Total ved å skrive; Pris*Total pass berre på at du gir feltet eit Alias. Hentar du felta frå ulike tabellar kan det vere lurt å bruke tabellnamnet slik:Vare.Pris*Bestilling.Antall.
Rapportar
Rapportvegvisaren er relativt enkel - du kan ikkje lage rapportar basert på meir enn ei spørring eller ein tabell. Derfor er det viktig at du kan lage spørringar som tek med den informasjonen som du vil ha med i rapporten.
Eg anbefaler deg å prøve deg litt fram.